Antes de contactar a un cliente por una deuda hay que estar seguros de que la deuda es la que es. Pocas cosas desgastan tanto una relación comercial como reclamar una factura ya pagada o pasar por alto una nota de crédito. Por eso la conciliación de la cuenta corriente es el punto de partida de una buena cobranza.
La fuente de verdad es el ERP
En SAP Business One, la cuenta corriente de un cliente se arma con sus facturas de venta, las notas de crédito, los pagos recibidos y las reconciliaciones que vinculan unos documentos con otros. Trabajar sobre una planilla exportada una vez por semana agrega un paso en el que los datos envejecen y se desalinean. Lo más sano es leer la información directamente del ERP, por API, y conciliar sobre esa base.
Las diferencias más frecuentes
- Pagos a cuenta: el cliente pagó, pero el pago no se aplicó a ninguna factura, y la cuenta muestra a la vez facturas abiertas y un crédito a favor.
- Pagos parciales o agrupados: el monto no coincide con ninguna factura porque el cliente pagó una parte o cubrió varias en una sola transferencia.
- Notas de crédito sin imputar: la nota existe, pero no se vinculó con la factura que corrige.
- Retenciones: el cliente paga el neto y retiene impuestos, y la diferencia queda abierta hasta que se registra el comprobante de retención.
- Diferencias de cambio: en cuentas en moneda extranjera, el tipo de cambio de la factura y el del pago no coinciden y queda un saldo residual.
- Depósitos sin identificar: entra dinero al banco sin una referencia que permita saber de quién es.
Un método en cinco pasos
1. Partir de las partidas abiertas
Tomar del ERP, para cada cliente, las facturas, notas de crédito, pagos y créditos a cuenta que siguen abiertos.
2. Emparejar pagos con facturas
Primero por referencia (el número de documento que indicó el cliente), después por monto exacto y, por último, por combinaciones de facturas que sumen el monto pagado.
3. Imputar notas de crédito y créditos a cuenta
Aplicar cada nota de crédito a la factura que corrige y cada crédito a cuenta a las facturas que cancela.
4. Explicar los residuos
Retenciones, diferencias de cambio y redondeos tienen cada uno su tratamiento contable. Dejarlos abiertos como deuda genera reclamos que no corresponden.
5. Revisar y aprobar antes de registrar
La propuesta de conciliación la puede armar un sistema, pero lo que se registra en el ERP lo valida una persona.
Cuando el cliente tiene otra versión
Muchas diferencias aparecen recién cuando el cliente responde «eso ya lo pagué». Ayuda que pueda ver su estado de cuenta actualizado, con cada factura, nota de crédito y pago, y que pueda enviar el comprobante de su transferencia. Así la conversación parte de los mismos datos y el comprobante llega a quien concilia.
Cómo lo resuelve CollectPilot
CollectPilot se conecta con SAP Business One por su API (Service Layer) y lee la cuenta corriente desde la fuente. Muestra el estado de cuenta con los créditos a cuenta y los totales por moneda, recibe en el portal los comprobantes que envían los clientes y propone las conciliaciones. Lo que se registra de vuelta en el ERP pasa antes por la aprobación de tu equipo.