En Uruguay las facturas se emiten como comprobantes fiscales electrónicos (CFE), dentro del régimen de documentación electrónica de la Dirección General Impositiva (DGI). Para la cobranza es una ventaja: cada documento tiene una identificación única y un formato estándar, y llega al cliente por vías electrónicas.
Los comprobantes que importan para cobrar
- e-Factura: el comprobante de venta cuando el receptor es una empresa con RUT. Es el documento central de la cobranza entre empresas.
- e-Ticket: el comprobante de venta a consumidores finales.
- Notas de crédito y de débito electrónicas: corrigen una e-Factura o un e-Ticket y hacen referencia al comprobante original.
- e-Resguardo: el comprobante que emite quien actúa como agente de retención. Explica por qué un cliente pagó menos que el total de la factura.
Qué cambia en la gestión
Referencias sin ambigüedad
Cada CFE se identifica por su tipo, serie y número. Usar esa identificación en los recordatorios, en el estado de cuenta y en la conciliación evita confusiones del tipo «¿qué factura?» y facilita emparejar los pagos.
El comprobante a mano
Enviar la representación impresa del CFE junto con el recordatorio ahorra un ida y vuelta: el cliente tiene el documento que su área de cuentas a pagar necesita para liberar el pago.
Notas de crédito a tiempo
Una nota de crédito emitida pero no imputada hace que la cartera muestre una deuda que no existe. Como la nota referencia al comprobante original, se puede vincular con la factura que corrige.
Retenciones y resguardos
Cuando el cliente es agente de retención, paga el neto y emite un e-Resguardo. Si ese resguardo no se registra, la diferencia queda como deuda abierta y el cliente recibe reclamos por un monto que no debe. Pedir y registrar el resguardo también es parte de la cobranza.
Pesos y dólares
Es habitual facturar en pesos uruguayos y en dólares. Conviene mostrar los saldos separados por moneda y tratar las diferencias de cambio en la conciliación, en lugar de convertir todo a una sola moneda al reclamar.
Datos personales en los comprobantes
Los CFE incluyen datos del receptor. Cuando se usan en la gestión de cobro se tratan como cualquier otro dato personal, según la Ley N.º 18.331: con una finalidad clara y con medidas de seguridad adecuadas.
Cómo lo resuelve CollectPilot
CollectPilot toma las facturas y notas de crédito desde el ERP y puede obtener el PDF del CFE desde el proveedor de facturación electrónica (por ejemplo, SICFE) para mostrarlo en el portal de pagos y enviarlo al cliente cuando lo pide. El estado de cuenta muestra los saldos por moneda y refleja las notas de crédito.